Przepisy obligują przedsiębiorcę do przechowywania dokumentów w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych, kradzieży lub zniszczenia. Bezpieczeństwo jest więc pojęciem wieloaspektowym. Jakie są najlepsze praktyki w archiwizowaniu dokumentów?
Odpowiednio usytuowane archiwum
Podstawowym zadaniem każdego przedsiębiorcy jest wybór miejsca, w którym będą przechowywane dokumenty. Ważne, aby było:
- usytuowane poza terenem zalewowym,
- usytuowane na piętrze (nie zaleca się tworzenia archiwum na parterze ani na strychu),
- zabezpieczone przed zalaniem, pożarem, włamaniem,
- odpowiednio ogrzane,
- usytuowane w pomieszczeniu, w którym panuje niski poziom wilgoci.
Przechowywanie dokumentów to zadanie, które można też powierzyć firmie zewnętrznej. Oferta dla firm działających w Białymstoku dostępna jest na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/bialystok/. Takie rozwiązanie często okazuje się ekonomiczniejsze i racjonalniejsze, niż samodzielne tworzenie archiwum, zwłaszcza jeśli nie mamy ku temu odpowiednich warunków.
Szafy, segregatory, półki – jak przechowywać dokumenty?
Dokumenty muszą być przechowywane w taki sposób, aby nie doszło do wycieku zawartych w nich informacji. Jeśli więc trzymamy je w pokojach, do których dostęp ma niemal każdy, warto wyposażyć się w specjalne, metalowe szafy zamykane na klucz. Wiele dostępnych na rynku produktów to szafy nie tylko antywłamaniowe, ale również z zabezpieczeniem przeciwogniowym. Dokumenty warto umieścić w segregatorze lub teczce, jednak głównie ze względu na prawidłową segregację, gdyż same w sobie te akcesoria nie zwiększają poziomu bezpieczeństwa. Natomiast w archiwach dokumenty często przechowujemy na półkach. Ważne jednak, aby do tego pomieszczenia miały dostęp tylko osoby upoważnione do pracy z dokumentami zawierającymi dane. Przechowywanie ich w wyspecjalizowanych firmach wygląda podobnie, jednak nad wszystkim czuwają profesjonaliści. Więcej o tej usłudze można dowiedzieć się na https://www.rhenus-office.pl/.
Przechowywanie dokumentów przedawnionych
Dokumenty przedawnione, co do zasady, powinny zostać zniszczone bez zbędnej zwłoki. Często jednak firmy przechowują je do momentu, gdy uzbiera się większa ilość. W takim przypadku doskonale sprawdza się metoda bezpiecznych pojemników. Blokują one dostęp do danych, jednocześnie zapewniając bezpieczny transport do miejsca docelowego. Alternatywnym rozwiązaniem dla tych, którzy chcieliby uniknąć przewożenia dokumentów, jest ich niszczenie w sposób mobilny. O tym, jak wygląda niszczenie nośników informacji, można natomiast dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/bialystok/. Oferta dostępna na stronie skierowana jest do firm działających w Białymstoku i okolicach. Warto pamiętać, że przedsiębiorca odpowiada za dokumenty od momentu ich pozyskania aż do bezpiecznego zutylizowania. Innymi słowy, oznacza to, że sam fakt przedawnienia nie zdejmuje z niego odpowiedzialności.
Red. OKO
Artykuł sponsorowany
